1) Definir objetivos y metas de diferentes plazos: esta es una actividad de PLANIFICACIÓN (primer cuadrante del ciclo de Deming modificado por Ishikawa).
2) Definir las tareas (principales y auxiliares) para alcanzar las metas, los procedimientos y los responsables: esta es una actividad de PLANIFICACIÓN (primer cuadrante del ciclo de Deming modificado por Ishikawa).
3) Definidas las actividades productivas determinar, con la ayuda de un Diario de tiempo (hoja de control) el grado de dedicación a ellas.
4) Definir las actividades cronofágicas y, con la ayuda de un Diario de tiempo (hoja de control), determinar el consumo de este recurso por ellas.
5) Establecer estrategias para aumentar las actividades productivas: uso de MÉTODOS Y HERRAMIENTAS DE ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO.
6) Implementar soluciones para disminuir o eliminar las actividades cronofágicas: uso de MÉTODOS Y HERRAMIENTAS DE ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO.
ALGUNOS MÉTODOS Y HERRAMIENTAS DE ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO.
Son recursos de organización:
a) PLANIFICACIÓN: Definición y redefinición constante de objetivos de diferentes plazos: uso de guía personal de organización: AGENDA.
b) PLANIFICACIÓN: Definición constante de tareas (incluidos procedimientos y responsables): uso de guía personal de organización: AGENDA. Uso de CRONOGRAMAS.
c) USO DE HERRAMIENTAS: como agenda personal, agenda telefónica, software para base de datos, sistemas de archivo, sistemas de localización inmediata de útiles y materiales, aplicación de las 5 eses japonesas, fichas de organización (ejemplo ficha para atención telefónica), uso periódico de Diarios de tiempo (Hojas de Control) para verificar la distribución de este recurso y el resultado de las mejoras o soluciones implementadas, cronogramas, otros.
d) PRIORIZACIÓN: ordenar las actividades, en un período dado, de la manera más eficaz a fin de alcanzar los objetivos pre-establecidos (de diferente plazo). El establecimiento de las prioridades se hará en función de los objetivos y de los plazos y conociendo cuáles son las actividades de más alto rendimiento.
e) DELEGACIÓN o bien, TERCERIZACIÓN: siempre y cuando la tarea lo permita.
Consejos para una buena administración del tiempo.
a) Ser flexible (escribir con lápiz las planificaciones)
b) Tachar las actividades realizadas en los check list o listas de tareas pendientes.
c) Respetar los biorritmos personales: realizar las actividades más difíciles o que van a necesitar mayor energía durante las horas del día de mayor rendimiento físico e intelectual, dejar lo más fácil para las horas “lentas”, tener en cuenta el agotamiento físico en la planificación, tener en cuenta los períodos de descanso y de comidas y planificarlos en función de las propias necesidades.
d) Dejar suficiente tiempo al descanso nocturno.
e) Reservar desde un 20 a un 30 % del tiempo diario laboral como tiempo flexible.
f) Planificar momentos de descanso o tiempo libre durante el día.
g) Alternar actividades de diferente tipo.
h) Ser realista al realizar planificaciones.
i) Ser puntual.
j) Cumplir con los plazos establecidos (por ejemplo no excederse del tiempo asignado a las reuniones).
k) Hacer uso de la delegación o bien de la tercerización en todos aquellos casos en los que sea posible y legítimo hacerlo (cuando no sea absolutamente indispensable hacer una tarea o actividad uno mismo)
l) No caer en el LIFO: last in first out o último entrado primero salido, vale decir ocuparse constantemente de la última actividad que requiere su atención y que desplaza a la anterior, hasta que una nueva desplace a esta y no se logre, así, finalizar ninguna tarea.
m) Saber decir que NO cuando se sabe certeramente que no se cuenta con recursos momentáneos (ejemplo tiempo) disponibles para ello. Es preferible decir que no que incumplir un compromiso o promesa. Es conveniente postergar esta actividad y comprometerse para cuando se esté seguro de poder cumplir. Pero no hay que valerse de este recurso como excusa para la postergación indefinida.
IMPORTANTE.
TENER EN CUENTA LA MATRIZ DE CUATRO CUADRANTES, DE STEPHEN COVEY.
