Pasos para la buena administración del tiempo.

1) Definir objetivos y metas de diferentes plazos: esta es una actividad de PLANIFICACIÓN (primer cuadrante del ciclo de Deming modificado por Ishikawa). 2) Definir las tareas (principales y auxiliares) para alcanzar las metas, los procedimientos y los responsables: esta es una actividad de PLANIFICACIÓN (primer cuadrante del ciclo de Deming modificado por Ishikawa). 3) Definidas las actividades productivas determinar, con la ayuda de un Diario de tiempo (hoja de control) el grado de dedicación a ellas. 4) Definir las actividades cronofágicas y, con la ayuda de un Diario de tiempo (hoja de control), determinar el consumo de este recurso por ellas. 5) Establecer estrategias para aumentar las actividades productivas: uso de MÉTODOS Y HERRAMIENTAS DE ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO. 6) Implementar soluciones para disminuir o eliminar las actividades cronofágicas: uso de MÉTODOS Y HERRAMIENTAS DE ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO.

ALGUNOS MÉTODOS Y HERRAMIENTAS DE ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO. Son recursos de organización: a) PLANIFICACIÓN: Definición y redefinición constante de objetivos de diferentes plazos: uso de guía personal de organización: AGENDA. b) PLANIFICACIÓN: Definición constante de tareas (incluidos procedimientos y responsables): uso de guía personal de organización: AGENDA. Uso de CRONOGRAMAS. c) USO DE HERRAMIENTAS: como agenda personal, agenda telefónica, software para base de datos, sistemas de archivo, sistemas de localización inmediata de útiles y materiales, aplicación de las 5 eses japonesas, fichas de organización (ejemplo ficha para atención telefónica), uso periódico de Diarios de tiempo (Hojas de Control) para verificar la distribución de este recurso y el resultado de las mejoras o soluciones implementadas, cronogramas, otros. d) PRIORIZACIÓN: ordenar las actividades, en un período dado, de la manera más eficaz a fin de alcanzar los objetivos pre-establecidos (de diferente plazo). El establecimiento de las prioridades se hará en función de los objetivos y de los plazos y conociendo cuáles son las actividades de más alto rendimiento. e) DELEGACIÓN o bien, TERCERIZACIÓN: siempre y cuando la tarea lo permita.

Consejos para una buena administración del tiempo. a) Ser flexible (escribir con lápiz las planificaciones) b) Tachar las actividades realizadas en los check list o listas de tareas pendientes. c) Respetar los biorritmos personales: realizar las actividades más difíciles o que van a necesitar mayor energía durante las horas del día de mayor rendimiento físico e intelectual, dejar lo más fácil para las horas “lentas”, tener en cuenta el agotamiento físico en la planificación, tener en cuenta los períodos de descanso y de comidas y planificarlos en función de las propias necesidades. d) Dejar suficiente tiempo al descanso nocturno. e) Reservar desde un 20 a un 30 % del tiempo diario laboral como tiempo flexible. f) Planificar momentos de descanso o tiempo libre durante el día. g) Alternar actividades de diferente tipo. h) Ser realista al realizar planificaciones. i) Ser puntual. j) Cumplir con los plazos establecidos (por ejemplo no excederse del tiempo asignado a las reuniones). k) Hacer uso de la delegación o bien de la tercerización en todos aquellos casos en los que sea posible y legítimo hacerlo (cuando no sea absolutamente indispensable hacer una tarea o actividad uno mismo) l) No caer en el LIFO: last in first out o último entrado primero salido, vale decir ocuparse constantemente de la última actividad que requiere su atención y que desplaza a la anterior, hasta que una nueva desplace a esta y no se logre, así, finalizar ninguna tarea. m) Saber decir que NO cuando se sabe certeramente que no se cuenta con recursos momentáneos (ejemplo tiempo) disponibles para ello. Es preferible decir que no que incumplir un compromiso o promesa. Es conveniente postergar esta actividad y comprometerse para cuando se esté seguro de poder cumplir. Pero no hay que valerse de este recurso como excusa para la postergación indefinida.

IMPORTANTE. TENER EN CUENTA LA MATRIZ DE CUATRO CUADRANTES, DE STEPHEN COVEY.

ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO.

Objetivos de una buena administración del tiempo:

El tiempo es limitado, por lo tanto, hay que utilizarlo bien. Es un recurso personal y empresario y su malgasto implica pérdida de dinero y de oportunidades. El hecho de que el tiempo sea limitado hace que estemos en continua exigencia y que seamos proclives al stress. La organización eficaz del tiempo tiene como objetivo eliminar el stress. Algunos autores afirman que durante el stress se despliega gran cantidad de energía y que, por lo tanto, esta situación hay que reservarla para los momentos en que valga la pena actuar bajo esta circunstancia.

Objetivos y metas.

Para ser eficaz en nuestras actividades debemos obtener el resultado esperado. La eficacia en la vida y, por lo tanto, disfrutar de una vida feliz, implica alcanzar los objetivos propuestos tanto en lo estrictamente personal como en el campo profesional. La cuestión es saber definir estos objetivos lo que requiere un auto análisis que conduce al Dominio Personal, una de las disciplinas de la Organización Inteligente y este, a su vez, a la posibilidad de liderar. El dominio personal incluye la administración del tiempo propio o bien, en el caso del liderazgo, del tiempo de los otros. Así, se favorece el alcance de los objetivos organizacionales. La administración del tiempo en el trabajo de una organización implica la división de tareas en diferentes sectores, es decir, la departamentalización.

Esta aumenta la eficacia de la organización. Cada sector tiene objetivos concretos más pequeños que la organización toda pero ellos deben ser coherentes con los objetivos generales y deben conducir a ellos. Los objetivos de una organización (y aún los personales) pueden ser:

a) a largo plazo (10 años, 5 años), b) a mediano plazo (5 años, 3 años, 1 año), c) a corto plazo (1 año, 6 meses) y d) de plazo inmediato o casi inmediato (1 día, 1 mes). Los tiempos son relativos y dependen de cada situación o persona. Estos objetivos para que se puedan cumplir deben ser:

realistas, porque si no se alcanzan acontece la frustración. Deben ser estimulantes, flexibles y verificables. Para que puedan ser verificables deben estar perfectamente definidos en un resultado concreto. Cuando se concretan los objetivos con cifras numéricas en cuanto a tiempo y logros estos se transforman en metas. La formulación de objetivos y metas debería incluir: el plazo concreto, qué se quiere realizar (la acción) ej. Aumentar las ventas, los resultados precisos, ej. Aumentar las ventas en un 5 % y el responsable de la acción. Hay que tener en cuenta que además de los objetivos propios hay otros que son impuestos o fijados por terceros , tanto en el trabajo como socialmente (ej. pagar impuestos). Tareas para alcanzar los objetivos y metas.

Al definir las tareas que se van a realizar para alcanzar los objetivos o mejor aún, las metas (los denominados “métodos para alcanzar las metas” según el Diagrama de Ishikawa) se debe primero considerar qué es lo que pasaría si no se realiza la tarea. Vale decir, ¿es realmente necesaria? ¿Por qué se estableció hacerla? ¿Es esto justificado y razonable? ¿Se puede reemplazar, simplificar, delegar o tercerizar sin afectar el objetivo de su establecimiento? Siempre que se pueda disminuir de alguna manera alguna tarea, conviene hacerlo. Respecto de la simplificación o, aún, la eliminación, se apunta al concepto de valor agregado de las tareas. Si una actividad efectuada en una organización no aporta valor al producto final de la organización, hay que eliminarla o minimizarla.

Una vez establecidas las tareas y definidas detalladamente (procedimientos e instrucciones operativas) es posible observar que existen tareas principales y auxiliares que, a su vez, están en función de objetivos de distinto plazo. Las actividades principales o productivas son aquellas de las que se obtienen los resultados más importantes; son las de mayor rendimiento y se estima que, aproximadamente, representan el 20 % de las actividades totales. Ellas producen el 80 % de los resultados del trabajo. Por otra parte, también es posible observar que, aproximadamente, el 80 % de las actividades productivas se desarrollan en el 20 % del tiempo.

Esto responde al principio de los Pocos Vitales o de los Muchos Triviales, también conocido como Regla de Pareto, que Joseph Juran observó se cumplía en una organización. Es conveniente tratar de aumentar el tiempo dedicado a las actividades productivas, simplificar y/o delegar las actividades auxiliares y erradicar las llamadas actividades cronofágicas. Estas últimas son las que consumen nuestro tiempo sin ningún objeto (constituyen un ejemplo de actividades sin valor agregado). Para ello es muy importante lograr identificar adecuadamente cada una de ellas.

Las actividades productivas se pueden identificar de acuerdo con la función que cada uno desempeña. Vale decir, la primera pregunta a hacerse es: ¿Cuál es mi función? Y, entonces, ¿cuáles son las actividades relacionadas con mi función? ¿Qué es lo que diferencia mi tarea de la de mis colaboradores? ¿Cuáles son las actividades que si no se hacen traen consecuencias negativas? ¿Cuáles son las que traen resultados positivos? ¿Qué agregaría si tuviera más tiempo? Estas preguntas nos ayudan a definir cuáles son las actividades productivas o de mayor rendimiento. Una vez definidas la pregunta es: ¿les dedico suficiente energía o esta se pierde en otras actividades?

Por otro lado, hay que tener bien en claro cuáles son las actividades cronofágicas para así poder trabajar en su eliminación o, por lo menos, en su control o minimización. Pueden variar según la situación pero como ejemplo se puede citar: las llamadas telefónicas inesperadas e innecesarias (ejemplo personas que llaman antes de los plazos estipulados), revisión de correspondencia o de correo electrónico (incrementado por la llegada de publicidad o spam), compañeros que se acercan al sector para charlar, personal que se acerca con quejas que se ha estipulado administrar por otra vía, atención de problemas o fallas recurrentes de las cuales no se atiende la solución, otros.